15 mẫu email tuyệt vời cho dịch vụ khách hàng

Thương Mại Dịch Vụ khách hàng tốt sẽ mang lại mức độ hài lòng cao cho người tiêu dùng. Theo tài liệu do Hubspot tích lũy, “ 50 % khách hàng sẽ tăng mua hàng của một công ty sau khi họ có thưởng thức tốt về dịch vụ khách hàng của công ty đó, ” và “ 86 % khách hàng sẽ trả nhiều tiền hơn tới 25 % để có được thưởng thức dịch vụ khách hàng tốt hơn ” .
Như vậy, để cung ứng được một thưởng thức khách hàng tuyệt vời thực sự là rất khó, vì người dùng ngày càng có nhiều lựa chọn đa kênh. Dữ liệu từ Marketing Week cho biết rằng “ 15 năm trước, người tiêu dùng trung bình thường chỉ sử dụng hai kênh khi mua một loại sản phẩm và chỉ có 7 % người tiêu dùng thường sử dụng nhiều hơn bốn kênh. Ngày nay, người tiêu dùng sử dụng trung bình sáu kênh và có gần 50 % người tiêu dùng tiếp tục sử dụng nhiều hơn bốn kênh. ”
Bạn phải tương hỗ khách hàng trên nhiều kênh hơn với cùng số lượng tài nguyên hiện có. Như vậy, bạn cần có kế hoạch về phương pháp và thời gian tiếp xúc với khách hàng. Các mẫu email dịch vụ khách hàng sẽ là một công cụ can đảm và mạnh mẽ để giúp bạn tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn mà không ảnh hưởng tác động đến chất lượng dịch vụ tương hỗ khách hàng của bạn .

Người tiêu dùng muốn có những trải nghiệm dịch vụ khách hàng như thế nào?

15 mẫu email tuyệt vời cho dịch vụ khách hàngNguồn hình ảnh: Pixabay

Bạn hãy thử nghĩ lại về những trải nghiệm khách hàng mà bạn đã có – tích cực, và không quá tích cực. Khi đó, bạn sẽ hình dùng rõ ràng hơn về những cách thức thực hành tốt nhất. Nếu bạn từng gặp vấn đề với sản phẩm/dịch vụ mà bạn đã mua, bạn sẽ nhận thức được mức độ quan trọng của việc nhận được phản hồi nhanh chóng về vấn đề của bạn.

Dữ liệu sau đây sẽ minh họa cho điều này. Theo một khảo sát từ Toister Performance Solutions, “ Thời gian phản hồi email trong một giờ sẽ phân phối mong đợi của 89 % khách hàng của bạn. Các công ty nhắm đến dịch vụ khách hàng đẳng cấp và sang trọng quốc tế sẽ vấn đáp khách hàng trong vòng 15 phút hoặc nhanh hơn. ” Còn tin xấu là gì ? Thời gian phản hồi trung bình so với top đầu những email công ty là 12 giờ .
Với những tài liệu này, tất cả chúng ta hoàn toàn có thể biết thêm rằng người tiêu dùng :

  • Muốn trải nghiệm dịch vụ khách hàng của họ được cá nhân hóa bằng cách sử dụng thông tin được lưu trữ trong tài khoản của họ.
  • Không muốn phải nhắc đi nhắc lại cùng một vấn đề với nhiều nhân viên hỗ trợ khác nhau (mặc dù điều này vẫn còn phổ biến, đặc biệt là các công ty sử dụng nhiều kênh hỗ trợ khác nhau).
  • Muốn có được giải pháp xử lý – không chỉ nói chuyện vô ích.

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng những mẫu email dịch vụ khách hàng để cung ứng những mong ước này của khách hàng một cách hiệu suất cao – miễn là bạn sử dụng chúng dúng cách. Hãy sử dụng chúng để giúp bạn vấn đáp khách hàng nhanh hơn, nhưng cũng nên bảo vệ rằng những mẫu email của bạn cần rõ ràng và chuyên nghiệp, được viết tốt, và bạn luôn tối ưu chúng để phân phối dịch vụ khách hàng nhanh gọn, được cá thể hóa cho từng khách hàng .

15 Mẫu email dịch vụ khách hàng

Bạn đã chuẩn bị sẵn sàng chưa ? Sau đây là 15 mẫu email dịch vụ khách hàng để bạn dùng thử, đã được phân loại theo theo nhóm. Hãy lựa chọn những mẫu email tương thích nhất với doanh nghiệp của bạn, sau đó kiểm soát và điều chỉnh chúng theo nhu yếu đơn cử của bạn. Bạn cũng cần chọn một email sign-off tương thích .

Mẫu email khi khách hàng bắt đầu mua hàng

15 mẫu email tuyệt vời cho dịch vụ khách hàngNguồn hình ảnh: Unsplash

1. Email phản hồi khi khách hàng gửi truy vấn qua biểu mẫu trên trang web

Sử dụng email này khi: ai đó đã điền vào một biểu mẫu trên trang web của bạn, yêu cầu bạn cung cấp thêm thông tin. Mẫu email này có thể được gửi ngay lập tức sau khi khách hàng hoàn thành biểu mẫu, đáp ứng mong muốn của khách truy cập là thời gian phản hồi nhanh – ngay cả khi bạn vẫn cần thêm thời gian để gửi một phản hồi đầy đủ cho khách hàng.

Xin chào [ tên ] ,
Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã liên hệ với chúng tôi ! Chúng tôi xác nhận rằng chúng tôi đã nhận được nhu yếu của bạn, và chúng tôi sẽ liên lạc lại với bạn trong vòng [ xx ] để gửi cho bạn phản hồi rất đầy đủ hơn .
Nếu bạn cần tương hỗ ngay lập tức, vui mắt gọi cho chúng tôi theo số điện thoại cảm ứng [ Số điện thoại thông minh ] .
Trân trọng .
[ chữ ký ]

2. Hướng dẫn cho khách hàng dùng thử miễn phí

Sử dụng email này khi: Một người dùng mới đã đăng ký dùng thử miễn phí sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

Xin chào [ tên ] ,
Chúc mừng bạn ! Bạn được dùng thử [ loại sản phẩm hoặc dịch vụ của chúng tôi ] không lấy phí trong [ XX ] ngày .
Sau đây là một vài mẹo ngắn gọn để giúp bạn tận dụng tối đa thời hạn dùng thử không lấy phí của bạn :

  • [Bắt đầu Mẹo số #1]
  • [Bắt đầu Mẹo số #2]
  • [Bắt đầu Mẹo số #3]

Bạn có câu hỏi ? Đội ngũ của chúng tôi luôn chuẩn bị sẵn sàng tương hỗ bạn. Bạn hoàn toàn có thể liên hệ chúng tôi theo bất kể phương pháp nào và chúng tôi sẽ chuẩn bị sẵn sàng tương hỗ bạn .
Trân trọng .
[ chữ ký ]

3. Email chào mừng

Sử dụng email này khi: Một khách hàng mới đã đăng ký sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

Xin chào [ tên ] ,
Cảm ơn bạn vì đã lựa chọn sử dụng mẫu sản phẩm / dịch vụ của chúng tôi .
Để sử dụng tốt nhất loại sản phẩm / dịch vụ của chúng tôi, chúng tôi hướng dẫn rằng tổng thể khách hàng mới cần có ba hành vi sau :

  • [Bước #1]
  • [Bước #2]
  • [Bước #3]

Tôi sẽ là nhân viên cấp dưới tương hỗ chính của bạn tại [ công ty của chúng tôi ], thế cho nên, đừng ngại liên hệ với tôi nếu bạn có bất kể câu hỏi nào .
Trân trọng .
[ chữ ký ]

4. Giới thiệu người quản lý tài khoản

Sử dụng email này khi: Bạn muốn chuyển một khách hàng mới từ nhân viên bán hàng đến người quản lý tài khoản mới của họ.

Xin chào [ tên ] ,
Tất cả chúng tôi rất vui khi bạn đã lựa chọn sử dụng loại sản phẩm / dịch vụ của [ Công ty chúng tôi ]. Tôi xin được trình làng với bạn về người quản lý tài khoản mới của bạn, [ tên ], là người được cc trên luồng email này .
Từ thời gian này, [ tên ] sẽ tương hỗ bạn sử dụng loại sản phẩm của chúng tôi. Rất vui khi được thao tác với bạn .
Trân trọng .
[ chữ ký ]

5. Nhắc khách hàng về việc gia hạn sắp tới

Sử dụng email này khi: Chu ký đăng ký hiện tại của khách hàng đang sắp kết thúc và bạn không muốn họ ngạc nhiên khi bạn thu phí gia hạn.

Xin chào [ tên ] ,
[ Chu kỳ ĐK ] của bạn sắp hết. Gói ĐK của bạn sẽ được gia hạn vào ngày [ ngày ] .
Bạn không cần phải thực thi bất kể hành vi nào. Chỉ cần liên tục sử dụng [ loại sản phẩm / dịch vụ của chúng tôi ]. Nếu bạn có bất kể câu hỏi nào, sung sướng phản hồi lại email này này .
Trân trọng .
[ chữ ký ]

Mẫu email sau mua hàng

15 mẫu email tuyệt vời cho dịch vụ khách hàngNguồn hình ảnh: Pixabay

6. Yêu cầu khách hàng giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của bạn với người khác

Sử dụng email này khi: Bạn đã chứng minh được giá trị của sản phẩm/dịch vụ của bạn với khách hàng của bạn, và bạn muốn họ giúp bạn kết nối với các khách hàng tiềm năng khác.

Xin chào [ tên ] ,
Cảm ơn bạn đã lựa chọn mẫu sản phẩm / dịch vụ của chúng tôi trong [ khoảng chừng thời hạn ] và tôi kỳ vọng rằng bạn vẫn đang liên tục tận thưởng [ những quyền lợi của loại sản phẩm / dịch vụ của chúng tôi ] .
Bạn có biết bất kể ai khác [ đang có một nhu yếu tựa như ] không ? Chúng tôi luôn tìm kiếm những khách hàng mới để chúng tôi hoàn toàn có thể giúp sức họ, và tôi mong rằng bạn hoàn toàn có thể ra mắt mẫu sản phẩm / dịch vụ của chúng tôi với bất kể ai đang cần để họ hoàn toàn có thể được hưởng lợi từ mẫu sản phẩm / dịch vụ của chúng tôi .
Cảm ơn rất nhiều ,
[ chữ ký ]

7. Cảm ơn khách hàng vì đã giới thiệu khách hàng mới

Sử dụng email này khi: một khách hàng hiện tại đã giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của bạn cho người khác.

Cảm ơn [ tên ] ! Cảm ơn bạn đã san sẻ thông tin liên hệ của [ tên của người được ra mắt ] với chúng tôi. Chúng tôi sẽ liên hệ với [ tên của người được trình làng ] sớm nhất hoàn toàn có thể để họ hoàn toàn có thể sử dụng [ mẫu sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty chúng tôi ] .
Nếu bạn nhớ đến bất kể ai khác có cùng nhu yếu, vui mừng gửi thông tin của họ cho chúng tôi .
Cảm ơn bạn rất nhiều ,
[ chữ ký ]

Tạo mẫu email của riêng bạn

LiveAgent giúp bạn tạo những mẫu email khách hàng của riêng bạn, từ đó giúp bạn cải tổ dịch vụ khách hàng. Bạn tò mò muốn biết về toàn bộ những tính năng khác mà LiveAgent hoàn toàn có thể làm cho bạn ?

Dùng thử LiveAgent

8. Yêu cầu khách hàng gửi đánh giá về sản phẩm/dịch vụ của bạn

Sử dụng email này khi: Bạn muốn yêu cầu khách hàng để lại đánh giá tích cực cho bạn trên Google, Yelp hoặc bất kỳ thư mục đánh giá nào.

Xin chào [ tên ] ,
Tôi kỳ vọng rằng bạn thích sử dụng [ mẫu sản phẩm / dịch vụ của chúng tôi ]. Nếu bạn không phiền, vui mắt san sẻ thưởng thức của bạn bằng cách để lại nhìn nhận cho chúng tôi trên [ trang nhìn nhận đơn cử ] .

Chúng tôi biết rằng các khách hàng khác sẽ dựa vào những đánh giá này, vì vậy chúng tôi rất mong rằng bạn có thể chia sẻ phản hồi của bạn về chúng tôi.

Cảm ơn rất nhiều ,
[ chữ ký ]

Mẫu vấn đề của khách hàng

15 mẫu email tuyệt vời cho dịch vụ khách hàngNguồn hình ảnh: Pixabay

9. Mẫu email xác nhận hủy sử dụng sản phẩm/dịch vụ

Sử dụng email này khi: Bạn muốn xác nhận với khách hàng cũ của bạn rằng yêu cầu hủy của họ đã được xử lý (ngoài việc việc sử dụng dịch vụ của họ với công ty của bạn vẫn sẽ được lưu vết trong công ty bạn).

Thân gửi [ tên ] ,
Thông báo này nhằm mục đích mục tiêu xác nhận rằng bạn đã hủy dịch vụ với [ Công ty chúng tôi ], có hiệu lực thực thi hiện hành từ ngày [ ngày ] .
[ Bao gồm một công bố về việc khách hàng sẽ liên tục có quyền truy vấn cho đến ngày gia hạn của họ, hoặc việc truy vấn của họ sẽ bị ngừng ngay lập tức. ] Nếu bạn có nhu yếu sử dụng [ dịch vụ của chúng tôi ] trong tương lai, vui vẻ liên hệ với chúng tôi theo số [ Số điện thoại thông minh ] hoặc truy vấn [ Trang web ] để kích hoạt lại thông tin tài khoản của bạn .
Trân trọng .
[ chữ ký ]

10. Thừa nhận một khiếu nại của khách hàng khi bạn không có câu trả lời

Sử dụng email này khi: Bạn muốn trả lời ngay lập tức cho một vấn đề của khách hàng, nhưng bạn vẫn chưa có câu trả lời cụ thể về các giải pháp bạn có thể cung cấp cho khách hàng.

Xin chào [ tên ] ,
Tôi rất tiếc khi biết rằng bạn không hài lòng với [ bất kể điều gì mà khách hàng đang khiếu nại ]. Mặc dù chúng tôi luôn nỗ lực để có được 100 % sự hài lòng của khách hàng, nhưng rõ ràng là số lượng đó của chúng tôi đã bị giảm trong trường hợp của bạn – và điều đó là không hề đồng ý được .
Tôi đang điều tra và nghiên cứu yếu tố của bạn ngay giờ đây và sẽ liên hệ lại với bạn trong vòng [ xx ] với những giải pháp cho trường hợp của bạn. Nếu bạn muốn chuyện trò với tôi ngay giờ đây, bạn hoàn toàn có thể liên hệ với tôi theo số [ số điện thoại cảm ứng ] .
Trân trọng .
[ chữ ký ]

11. Đề xuất giải phá p cho một khiếu nại của khách hàng

Sử dụng email này khi: Bạn đã đưa ra phản hồi theo mẫu email ở trên (hoặc hãy sửa đổi đoạn đầu tiên để gửi mẫu này làm email đầu tiên bạn gửi cho khách hàng sau khi khách hàng gửi khiếu nại cho bạn).

Xin chào [ tên ] ,
Xin lỗi một lần nữa vì đã khiến bạn tuyệt vọng về [ bất kể điều gì mà khách hàng đang khiếu nại ]. Tôi hoàn toàn có thể hiểu được sự tức bực của bạn giờ đây .
Sau khi tìm hiểu và khám phá yếu tố của bạn, tôi xin phân phối cho bạn những lựa chọn giải pháp sau đây :

  • [Tùy chọn #1]
  • [Tùy chọn #2]
  • [Tùy chọn #3]

Hy vọng rằng một trong những giải pháp này sẽ giúp bù đắp cho những thưởng thức tồi tệ mà bạn đã có với mẫu sản phẩm / dịch vụ của chúng tôi .
Trân trọng .
[ chữ ký ]

12. Xử lý hoàn tiền 

Sử dụng email này khi: Khách hàng có khiếu nại và yêu cầu hoàn lại tiền, và bạn muốn xác nhận rằng việc đó đang được xử lý.

Thân gửi [ tên ] ,
Như tất cả chúng ta đã trao đổi, tôi đã nhu yếu khoản hoàn tiền sẽ được chuyển vào thông tin tài khoản của bạn. Bạn sẽ thấy số tiền được ghi có vào [ Nguồn giao dịch thanh toán bắt đầu của bạn ] trong [ khoảng chừng thời hạn ] .
Một lần nữa, tôi xin lỗi vì [ mẫu sản phẩm hoặc dịch vụ của chúng tôi ] không cung ứng được những mong đợi của bạn. Nếu bạn cần chúng tôi trợ giúp về bất kể yếu tố nào trong tương lai, vui mắt liên hệ với chúng tôi .
Trân trọng .
[ chữ ký ]

Các mẫu email gửi khách hàng cho các ngành cụ thể

15 mẫu email tuyệt vời cho dịch vụ khách hàngNguồn hình ảnh: Unsplash

13. Thông báo hết hàng

Sử dụng email này khi: Bạn phải nói với một khách hàng rằng sản phẩm họ đã mua không còn trong kho.

Xin chào [ tên ] ,
Tôi rất tiếc phải thông tin rằng một loại sản phẩm bạn đã đặt hàng gần đây đã hết hàng :

  • [Tên sản phẩm + thông tin chi tiết]

Tôi kỳ vọng chúng tôi sẽ về thêm loại sản phẩm này vào ngày [ date ]. Nếu bạn muốn, tôi hoàn toàn có thể giữ đơn đặt hàng của bạn để nó được giải quyết và xử lý khi có hàng. Nếu không, tôi hoàn toàn có thể hoàn trả tiền cho bạn ngay giờ đây .
Nếu bạn có bất kể câu hỏi nào, xin vui vẻ vấn đáp lại tin nhắn này hoặc gọi cho tôi theo số [ số điện thoại thông minh ] .
Trân trọng .
[ chữ ký ]

14. Thông báo về việc bị gián đoạn kỹ thuật

Sử dụng email này khi: Bạn muốn chủ động thông báo cho khách hàng rằng bạn đã biết về việc bị gián đoạn kỹ thuật và bạn đang tìm giải pháp để xử lý.

Xin chào [ tên ] ,
Nếu bạn đã thử đăng nhập vào [ dịch vụ của chúng tôi ] trong thời hạn gần đây, chắc rằng bạn đã biết rằng chúng tôi hiện đang gặp một sự cố đột xuất khiến mạng lưới hệ thống kỹ thuật bị gián đoạn .
Chúng tôi đang nỗ lực để xử lý sự cố này, và chúng tôi kỳ vọng sẽ hồi sinh lại mọi tài liệu và mọi thứ sẽ hoạt động giải trí thông thường trước thời gian [ hạn chót ]. Chúng tôi xin gửi lời xin lỗi chân thành nhất nếu có bất kể yếu tố nào do sự cố này, và đừng ngại liên hệ với chúng tôi nếu bạn có bất kể vướng mắc nào .
Chúng tôi sẽ liên tục update cho bạn về yếu tố này sớm nhất hoàn toàn có thể .
Trân trọng .
[ chữ ký ]

Knowledge = power

Gián đoạn kỹ thuật là một yếu tố nghiêm trọng so với mọi doanh nghiệp. Hãy thông tin cho khách hàng của bạn về tình hình hiện tại và những bước hành vi trong tương lai bằng cách sử dụng những mẫu email khách hàng của LiveAgent. Hãy lưu lại những mẫu email này để sử dụng .

Bắt đầu ngay thời điểm ngày hôm nay

15. Thông báo về kế hoạch thời gian phát triển tính năng

Sử dụng email này khi: Khách hàng yêu cầu có thêm một tính năng mới mà bạn chưa thể thêm tính năng này trong tương lai gần.

Xin chào [ tên ] ,
Cảm ơn bạn vì đã liên hệ với [ công ty của chúng tôi ] để yêu cầu [ tính năng mới mà họ yêu cầu ] .
Tuy nhiên, mặc dầu sáng tạo độc đáo của bạn thật tuyệt vời, nhưng chúng tôi chưa thể thêm tính năng bạn yêu cầu vào mạng lưới hệ thống của chúng tôi tại thời gian này. Khi có kế hoạch biến hóa tính năng này, chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn để được tư vấn thêm thông tin .
Chúng tôi nhìn nhận cao sự hiểu biết và đề xuất kiến nghị của bạn. Hãy liên tục gửi những yêu cầu của bạn cho chúng tôi !
Trân trọng .
[ chữ ký ]

Bắt đầu sử dụng các mẫu email dịch vụ khách hàng

Rõ ràng là 15 mẫu email dịch vụ khách hàng được san sẻ trong bài viết này hoàn toàn có thể vẫn chưa gồm có tổng thể những trường hợp mà bạn hoàn toàn có thể sẽ gặp phải, và không phải toàn bộ những email đó đều tương thích với doanh nghiệp của bạn. Nếu mẫu sản phẩm của bạn không phải là mẫu sản phẩm công nghệ tiên tiến, bạn sẽ không cần phải thông tin cho khách hàng về sự cố gián đoạn kỹ thuật đột xuất hoặc cũng không cần thông tin cho họ về việc bạn chưa có kế hoạch tăng trưởng những tính năng mà họ yêu cầu .

Bạn nên tùy chỉnh những mẫu email này để phù hợp hơn với tình huống của bạn. Đồng thời, cải thiện kỹ năng cá nhân của bạn để nhận được kết quả tốt hơn. Chỉ cần một chút nỗ lực xây dựng các mẫu email dịch vụ khách hàng phù hợp với doanh nghiệp của bạn, bạn sẽ có thể giảm tải công việc, đáp ứng các vấn đề của khách hàng mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ khách hàng.

Cập nhật: Do nhu cầu cao, chúng tôi đã tạo một mục riêng với hàng trăm mẫu email dịch vụ khách hàng cho các trường hợp sử dụng khác nhau.

Khám phá nhiều mẫu email hơn:

Sujan PatelTác giả Guest Post
Sujan Patel
Sujan Patel is a partner at Ramp Ventures, makers of Mailshake, Pick, VoilaNorbert, and Right Inbox. He has over 14 years of marketing experience and has led the digital marketing strategy for companies like Salesforce, Mint, Intuit and many other Fortune 500 caliber companies .

Source: https://iseo1.com
Category: Marketing

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *