tổng quan về văn phòng và công tác văn phòng

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (93.63 KB, 8 trang )

ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG
TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG
( CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG )

1. Một số khái niệm, vai trò, ý nghóa về văn phòng, cơng
tác hành chính văn phòng.
1.1 Khái niệm về văn phòng : Theo hai nghóa
– Nghóa rộng : Văn phòng là bộ máy giúp
việc của cơ quan, thù trưởng cơ quan. Những cơ
quan lớn thì có văn phòng, (phòng hành chính quản trò).
– Nghóa hẹp : Văn phòng là trụ sở của cơ
quan nơi cán bộ, công chức, viên chức làm việc;
là đòa điểm giáo tiếp đối nội, đối ngoại và các
hoạt động khác của cơ quan, thủ trưởng cơ quan;
là nơi làm việc trực tiếp của các chức danh,
người đứng đầu các tổ chức, các luật sư, các
đại biểu quốc hội (nghò só), Tổng giám đốc, ….
1.2 Khái niệm về hành chính : Theo hai nghóa
– Nghóa rộng : theo hai cách hiểu.
+ Hành chính là quản lý của bộ máy
hành chính nhà nước, hay quản lý của hệ thống cơ
quan hành chính nhà nước.
+ Hành chính là quản lý hành chính nhà nước.
– Nghóa hẹp : theo hai cách hiểu.
+ Là quản trò hành chính trong nội bộ
một cơ quan, tổ chức.

+ Là một loại công việc tác nghiệp
hành chính cụ thể.

1.3 Khái niệm về công tác hành chính
văn phòng (công tác văn phòng)
Công tác hành chính – văn phòng là công
việc quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động
nghiệp vụ cụ thể nhằm bảo đảm yêu cầu tham
mưu tổng hợp và giúp việc cho công tác chỉ
đạo, điều hành của lãnh đạo, của cơ quan, tổ
chức.
1.4 Vai trò, ý nghóa và tác dụng của công
tác văn phòng :
1.4.1 Vai trò của văn phòng.
– Là bộ máy giúp việc.
–

Là “bộ nhớ”, “bộ lọc” của thủ trưởng và của cơ
quan.

–

Là “bộ mặt” của cơ quan, nơi giải quyết công
việc của cơ quan với cơ quan khác.

–

Là “cầu nối” giữa cơ quan nhà nước vơi nhân
dân.
1.4.2 Ý nghóa của công tác văn
phòng: thực hiện tốt công tác văn phòng
sẽ đưa đến các kết quả sau:

–

Giúp thủ trưởng giải phóng được các công việc
sự vụ hàng ngày.

–

Giữ gìn uy tín cho thủ trưởng, cơ quan.

–

Bảo đảm sự hoạt động liên tục, thống nhất, nhòp
nhàng trong cơ quan.
2. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng.

2..1 Chức năng của văn phòng : Có 2 chức
năng.
– Tham mưu tổng hợp;
– Phục vụ trực tiếp.
2..2 Nhiệm vụ của văn phòng.
–

Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác.

–

Biên tập các đề án, dự thảo các báo cáo các
loại.

–

Tổ chức thu thập, xử lý thông tin,.

–

Tư vấn các quá trình giải quyết các văn bản.

–

Điều hòa, phối hợp công việc trong cơ quan.

–

Biên tập và quản lý hồ sơ, tài liệu các phiên
họp của cơ quan.

–

Tổ chức, quản lý công tác văn thư và lưu trữ
hồ sơ của cơ quan theo quy đònh của Nhà nước.

–

Giúp thủ trưởng tổ chức, quản lý nhân sự, biên chế,
đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên
chức trong nội bộ cơ quan.

–

Tổ chức công tác pháp chế (nội bộ cơ quan),
tiếp dân, nhận và giao trả kết quả hồ sơ, ứng
dụng công nghệ thông tin và các công việc
hành chính khác.

–

Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật,
phương tiện làm việc, cơ sở vật chất.

–

Quản lý tài sản công, (kinh phí) ngân sách của
cơ quan theo chế độ về tài chính Nhà nước.

–

Mua sắm, quản lý, bảo dưỡng các trang thiết bò
cơ quan.

–

Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn trong cơ quan.
Thực hiện tốt công tác phòng chống cháy nổ
theo Luật Phòng cháy, chữa cháy và quy đònh
của cấp trên.

–

Bảo đảm môi trường sinh thái hài hòa, tạo lập
cơ quan văn minh – sạch đẹp – hiện đại.
3. Các nguyên tắc tổ chức và hoạt động
của văn phòng.
_ Nguyên tắc tổ chức và hoạt động phù hợp
với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
_ Nguyên tắc phân biệt rõ chức năng quản
lý nhà nước với chức năng sản xuất kinh doanh
và sự nghiệp.
_ Nguyên tắc đảm bảo hiệu lực, hiệu quả
trong các hoạt động của cơ quan nói chung, văn
phòng nói riêng.
_ Nguyên tắc tổ chức theo đơn vò phụ thuộc
hay đơn vò có tư cách pháp nhân ( sử dụng con
dấu riêng ).
4.Cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc của
văn phòng :
4.1 Cơ cấu tổ chức :
– Chánh văn phòng.
– Phó Chánh văn phòng.
– Các chun viên, cán bộ ,cơng chức, viên chức, nhân viên
ở các bộ phận ( phòng hoặc tổ công tác chuyên
môn).
4.2 Chế độ làm việc.
5. Tổ chức lao động khoa học công tác văn
phòng.

5.1 Tổ chức lao động.
– Tổ chức lao động cá nhân.

– Tổ chức lao động tập thể.
5.2
Nội dung cụ thể tổ chức lao động
văn phòng.
– Giúp lãnh đạo lập, triển khai, theo dõi,
đôn đốc chương trình kế hoạch công tác của cơ
quan;
– Thực hiện chế độ thông tin-báo cáo của
cơ quan;
– Tiếp khách;
– Tổ chức hội nghò;
– Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ;
– Đảm bảo các điều kiện vật chất,…;
-V.v…
5.3 Nội dung tổ chức lao động khoa học công
tác văn phòng.
– Nhận diện, thiết kế hệ thống việc làm;
– Phân tích vò trí việc làm;
– Xây dựng quy chế làm việc của văn
phòng;
– Phân công, tổ chức lao động hợp lý
đểù giải quyết trực tiếp khi ngẫu nhiên xuất
hiện các công việc cụ thể;
– Đáp ứng các điều kiện cần thiết để
người lao động hoàn thành nhiệm vụ;
– Thường xuyên nâng cao trình độ, trang bò
kiến thức cho cán bộ, công chức, viên chức
văn phòng;

– Nghiên cứu đánh giá ảnh hưởng của
môi trường xã hội đối với hoạt động;
– Thường xuyên hoàn thiện phong cách
và lãnh đạo, điều hòa quan hệ làm việc của
cán bộ và nhân viên đảm bảo tổ chức có
hiệu quả công việc;
– Xây dựng thực hiện có hiệu quả sự
phối hợp, phát huy vai trò các đơn vò;
– Đảm bảo đầy đủ, sử dụng có hiệu quả
các công cụ, phương tiện khác;
– Thực hiện tốt công tác văn thư – lưu trữ.
5.4 Ý nghóa công tác tổ chức lao động
văn phòng.
6. Hiện đại hóa công tác văn phòng.
6.1 Mục tiêu của hiện đại hóa công
tác văn phòng:
Để phối hợp xu hướng thời đại, đáp ứng
được đòi hỏi công cuộc đổi mới, đáp ứng yêu
cầu ngày càng cao của hoạt động theo chức
năng, nhiệm vụ của mình. văn phòng càng phải
hiện đại hóa để hạn chế tối đa sự lãng phí thời
gian, công sức, chi phí quản lý điều hành mà
vẫn đảm bảo tốt công việc; đồng thời, giúp
lãnh đạo tránh khỏi công việc sự vụ.
6.2 Nội dung cơ bản hiện đại hóa công
tác văn phòng:
– Hiện đại hoá công sở, nơi làm việc.
– Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học,
gọn nhẹ.

– Xây dựng đội ngũ CBCC có trình độ về
nghiệp vụ công tác hành chính văn phòng.
– Từng bước công nghệ hóa công tác
văn phòng (tin học, tự động, viễn thông)
– Về trang thiết bò văn phòng phải phù
hợp và thích ứng.
– Về kỹ thuật nghiệp vụ hành chính phải
đáp ứng với xu hướng phát triển của cơ quan, tổ
chức.
7

Mối quan hệ công tác văn phòng.

– Văn phòng không theo hệ thống “ngành
dọc” như cơ quan HCNN.
– Văn phòng là quan hệ theo “chiều ngang”,
tức là quan hệ phối hợp với các cơ quan, tổ
chức khác có liên quan.
– Các văn phòng của cơ quan nhà nước cấp
trên có nhiệm vụ hướng dẫn về chuyên môn,
nghiệp vụ công tác hành chính văn phòng cho văn phòng của
cơ quan cấp dưới và cơ quan, đơn vị trực thuộc.
8

Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực
hiện nội dung của công tác văn phòng:
– Cách tổ chức cơ quan, công sở.
– Yếu tố con người.
– Quy chế làm việc của văn phòng.

– Các thiết bò văn phòng.

9. Các loại hình ( hình thức ) văn phòng.

1.3 Khái niệm về công tác hành chínhvăn phòng ( công tác văn phòng ) Công tác hành chính – văn phòng là côngviệc quản trị, tổ chức triển khai triển khai những hoạt độngnghiệp vụ đơn cử nhằm mục đích bảo vệ nhu yếu thammưu tổng hợp và giúp việc cho công tác chỉđạo, quản lý của chỉ huy, của cơ quan, tổchức. 1.4 Vai trò, ý nghóa và công dụng của côngtác văn phòng : 1.4.1 Vai trò của văn phòng. – Là cỗ máy giúp việc. Là “ bộ nhớ ”, “ bộ lọc ” của thủ trưởng và của cơquan. Là “ bộ mặt ” của cơ quan, nơi xử lý côngviệc của cơ quan với cơ quan khác. Là “ cầu nối ” giữa cơ quan nhà nước vơi nhândân. 1.4.2 Ý nghóa của công tác vănphòng : triển khai tốt công tác văn phòngsẽ đưa đến những tác dụng sau : Giúp thủ trưởng giải phóng được những công việcsự vụ hàng ngày. Giữ gìn uy tín cho thủ trưởng, cơ quan. Bảo đảm sự hoạt động giải trí liên tục, thống nhất, nhòpnhàng trong cơ quan. 2. Chức năng và trách nhiệm của văn phòng. 2 .. 1 Chức năng của văn phòng : Có 2 chứcnăng. – Tham mưu tổng hợp ; – Phục vụ trực tiếp. 2 .. 2 Nhiệm vụ của văn phòng. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác. Biên tập những đề án, dự thảo những báo cáo giải trình cácloại. Tổ chức tích lũy, giải quyết và xử lý thông tin ,. Tư vấn những quy trình xử lý những văn bản. Điều hòa, phối hợp việc làm trong cơ quan. Biên tập và quản trị hồ sơ, tài liệu những phiênhọp của cơ quan. Tổ chức, quản trị công tác văn thư và lưu trữhồ sơ của cơ quan theo quy đònh của Nhà nước. Giúp thủ trưởng tổ chức triển khai, quản trị nhân sự, biên chế, huấn luyện và đào tạo, tu dưỡng cán bộ, công chức, viênchức trong nội bộ cơ quan. Tổ chức công tác pháp chế ( nội bộ cơ quan ), tiếp dân, nhận và giao trả tác dụng hồ sơ, ứngdụng công nghệ thông tin và những công việchành chính khác. Bảo đảm những điều kiện kèm theo vật chất, kỹ thuật, phương tiện đi lại thao tác, cơ sở vật chất. Quản lý tài sản công, ( kinh phí đầu tư ) ngân sách củacơ quan theo chính sách về kinh tế tài chính Nhà nước. Mua sắm, quản trị, bảo trì những trang thiết bòcơ quan. Đảm bảo bảo mật an ninh trật tự, bảo đảm an toàn trong cơ quan. Thực hiện tốt công tác phòng chống cháy nổtheo Luật Phòng cháy, chữa cháy và quy đònhcủa cấp trên. Bảo đảm môi trường sinh thái hòa giải, tạo lậpcơ quan văn minh – sạch sẽ và đẹp mắt – văn minh. 3. Các nguyên tắc tổ chức triển khai và hoạt độngcủa văn phòng. _ Nguyên tắc tổ chức triển khai và hoạt động giải trí phù hợpvới công dụng, trách nhiệm của cơ quan. _ Nguyên tắc phân biệt rõ tính năng quảnlý nhà nước với công dụng sản xuất kinh doanhvà sự nghiệp. _ Nguyên tắc bảo vệ hiệu lực hiện hành, hiệu quảtrong những hoạt động giải trí của cơ quan nói chung, vănphòng nói riêng. _ Nguyên tắc tổ chức triển khai theo đơn vò phụ thuộchay đơn vò có tư cách pháp nhân ( sử dụng condấu riêng ). 4. Cơ cấu tổ chức triển khai và chính sách thao tác củavăn phòng : 4.1 Cơ cấu tổ chức triển khai : – Chánh văn phòng. – Phó Chánh văn phòng. – Các chun viên, cán bộ, cơng chức, viên chức, nhân viênở những bộ phận ( phòng hoặc tổ công tác chuyênmôn ). 4.2 Chế độ thao tác. 5. Tổ chức lao động khoa học công tác vănphòng. 5.1 Tổ chức lao động. – Tổ chức lao động cá thể. – Tổ chức lao động tập thể. 5.2 Nội dung đơn cử tổ chức triển khai lao độngvăn phòng. – Giúp chỉ huy lập, tiến hành, theo dõi, đôn đốc chương trình kế hoạch công tác của cơquan ; – Thực hiện chính sách thông tin-báo cáo củacơ quan ; – Tiếp khách ; – Tổ chức hội nghò ; – Thực hiện công tác văn thư, tàng trữ ; – Đảm bảo những điều kiện kèm theo vật chất, … ; – V.v … 5.3 Nội dung tổ chức triển khai lao động khoa học côngtác văn phòng. – Nhận diện, phong cách thiết kế mạng lưới hệ thống việc làm ; – Phân tích vò trí việc làm ; – Xây dựng quy định thao tác của vănphòng ; – Phân công, tổ chức triển khai lao động hợp lýđểù xử lý trực tiếp khi ngẫu nhiên xuấthiện những việc làm đơn cử ; – Đáp ứng những điều kiện kèm theo thiết yếu đểngười lao động triển khai xong trách nhiệm ; – Thường xuyên nâng cao trình độ, trang bòkiến thức cho cán bộ, công chức, viên chứcvăn phòng ; – Nghiên cứu nhìn nhận tác động ảnh hưởng củamôi trường xã hội so với hoạt động giải trí ; – Thường xuyên triển khai xong phong cáchvà chỉ huy, điều hòa quan hệ thao tác củacán bộ và nhân viên cấp dưới bảo vệ tổ chức triển khai cóhiệu quả việc làm ; – Xây dựng thực thi có hiệu suất cao sựphối hợp, phát huy vai trò những đơn vò ; – Đảm bảo vừa đủ, sử dụng có hiệu quảcác công cụ, phương tiện đi lại khác ; – Thực hiện tốt công tác văn thư – tàng trữ. 5.4 Ý nghóa công tác tổ chức triển khai lao độngvăn phòng. 6. Hiện đại hóa công tác văn phòng. 6.1 Mục tiêu của văn minh hóa côngtác văn phòng : Để phối hợp xu thế thời đại, đáp ứngđược yên cầu công cuộc thay đổi, cung ứng yêucầu ngày càng cao của hoạt động giải trí theo chứcnăng, trách nhiệm của mình. văn phòng càng phảihiện đại hóa để hạn chế tối đa sự tiêu tốn lãng phí thờigian, công sức của con người, ngân sách quản trị quản lý màvẫn bảo vệ tốt việc làm ; đồng thời, giúplãnh đạo tránh khỏi việc làm sự vụ. 6.2 Nội dung cơ bản tân tiến hóa côngtác văn phòng : – Hiện đại hoá văn phòng, nơi thao tác. – Tổ chức cỗ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ. – Xây dựng đội ngũ CBCC có trình độ vềnghiệp vụ công tác hành chính văn phòng. – Từng bước công nghệ hóa công tácvăn phòng ( tin học, tự động hóa, viễn thông ) – Về trang thiết bò văn phòng phải phùhợp và thích ứng. – Về kỹ thuật nhiệm vụ hành chính phảiđáp ứng với khuynh hướng tăng trưởng của cơ quan, tổchức. Mối quan hệ công tác văn phòng. – Văn phòng không theo mạng lưới hệ thống “ ngànhdọc ” như cơ quan HCNN. – Văn phòng là quan hệ theo “ chiều ngang ”, tức là quan hệ phối hợp với những cơ quan, tổchức khác có tương quan. – Các văn phòng của cơ quan nhà nước cấptrên có trách nhiệm hướng dẫn về trình độ, nhiệm vụ công tác hành chính văn phòng cho văn phòng củacơ quan cấp dưới và cơ quan, đơn vị chức năng thường trực. Các yếu tố ảnh hưởng tác động đến việc thựchiện nội dung của công tác văn phòng : – Cách tổ chức triển khai cơ quan, văn phòng. – Yếu tố con người. – Quy chế thao tác của văn phòng. – Các thiết bò văn phòng. 9. Các mô hình ( hình thức ) văn phòng .

Source: https://iseo1.com
Category: Luật- Doanh nghiệp