4 CÔNG CỤ QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ

Dưới đây là những công cụ quản lý thời gian cho nhà quản lý bận rộn

1. Phân tích ABC

Phương pháp nghiên cứu và phân tích ABC là kỹ năng và kiến thức quản lý thời gian hiệu suất cao bằng cách phân loại và nhóm những trách nhiệm bạn cần làm vào 3 nhóm chính A, B và C, trong đó :
A – nhóm trách nhiệm khẩn cấp và quan trọng .

B – nhóm nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp.

C – nhóm trách nhiệm không quan trọng cũng không khẩn cấp .
Phân loại việc làm theo 3 nhóm này sẽ giúp bạn quyết định hành động thứ tự ưu tiên thao tác. Nhóm A là những nhóm việc làm có sự ưu tiên cao nhất, do đó cũng cần được thực thi trước nhất. Trong mỗi nhóm, bạn lại phân mức độ ưu tiên thực thi từng trách nhiệm bằng cách đánh số thứ tự tăng dần. Nhiệm vụ A1 sẽ có mức độ ưu tiên hơn A2 và nên được triển khai trước. Phân tích ABC là một trong những kỹ năng và kiến thức quản lý thời gian cơ bản nhất bạn cần phải nắm vững để mở màn kiến thiết xây dựng thói quen quản lý thời gian cho bản thân .

2. Phân tích Pareto

Phân tích Pareto hay còn được biết đến với tên gọi nguyên tắc 80/20. Nguyên tắc này nói rằng 20 % nỗ lực của bạn sẽ chiếm tới 80 % kết qủa bạn đạt được. Ví dụ, nếu tiềm năng của bạn là xuất bản một quyển sách với 100 trang nội dung trong một tháng, 20 % nỗ lực thực thi của bạn sẽ cho tác dụng là 80 trang được hoàn thành xong. 20 trang còn lại cần đến 80 % công sức của con người của bạn để thực thi .

Điều này vì sao lại quan trọng? Nó quan trọng bởi vì nếu bạn nhận ra nguyên tắc này và toàn lực tập trung vào 20% nhiệm vụ mang lại 80% kết quả, chúng sẽ tiết kiệm thời gian của bạn hơn rất nhiều nếu phân bổ đồng đều vào 80% nhiệm vụ mà chỉ mang lại 20% kết quả. Nguyên tắc này cũng được áp dụng rộng rãi trong kinh doanh. Các doanh nghiệp sẽ tập trung làm hài lòng 20% lượng khách hàng mang lại 80% lợi nhuận hay khen thưởng 20% nhân viên đóng góp tới 80% kết quả kinh doanh của mình.

Nguyên tắc 80/20, do đó, mang lại cho tất cả chúng ta kỹ năng và kiến thức quản lý thời gian hiệu suất cao bằng cách tập trung chuyên sâu ưu tiên thời gian triển khai 20 % trách nhiệm dẫn đến 80 % tác dụng, hay nói cách khác, tất cả chúng ta phải ưu tiên thực thi những trách nhiệm mang lại hiệu suất cao cao nhất .

3. Phương pháp Eisenhower

Phương pháp này được đặt tên theo tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ – người ý tưởng ra chiêu thức – Dwight D. Eisenhower .
Ngoài là một Tổng thống Mỹ, Eisenhower còn tiếp đón vị trí Hiệu trưởng Đại học Columbia và Tư lệnh tối cao tiên phong của NATO. Mặc dù bận trăm công nghìn việc nhưng Eisenhower luôn biết sắp xếp thời gian, cân đối đời sống và việc làm của mình .

Để sử dụng kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả này, đầu tiên bạn cần xác định nhiệm vụ bạn cần làm để đạt được mục tiêu. Sau đó, những nhiệm vụ sẽ được đánh giá, phân loại theo cấp độ quan trọng và khẩn cấp hoặc cả hai trong “hộp Eisenhower” với 4 phần.

Để mở màn, bạn hãy vẽ chiếc hộp Eisenhower cho mỗi tiềm năng và triển khai sắp xếp thời gian theo cách sau. Đầu tiên, bạn tự hỏi bản thân trách nhiệm này có quan trọng không ? Có khẩn cấp không ? Hoặc cả hai ? Trả lời được câu hỏi sẽ giúp bạn biết được ngay lập tức mình phải phân loại thời gian để triển khai trách nhiệm nào trước .

  • Nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng – Xếp vào khung “Phải làm ngay”.
  • Nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp – Lên kế hoạch để tiến hành.
  • Nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng – Giao cho người khác thực hiện hoặc đặt vào lịch trống, ít ưu tiên.
  • Nhiệm vụ không khẩn cấp, không quan trọng – Bỏ qua nhiệm vụ này và dành thời gian vào những ưu tiên khác.

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower

4. Phân tích POSEC

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu suất cao bằng nghiên cứu và phân tích POSEC là một bộ 5 nguyên tắc, giúp bạn đặt ưu tiên đúng chuẩn cho từng việc làm, giúp chia nhỏ tiềm năng lớn thành những trách nhiệm đơn cử phải triển khai xong hàng ngày .
Phân tích POSEC gồm có 5 bước :

  1. Prioritize (Ưu tiên) – Xác định mục tiêu và sắp xếp nhiệm vụ theo mức độ quan trọng. Điều này giúp bạn tăng cường hiệu quả và năng suất làm việc của cá nhân và cả nhóm.
  2. Organizing (Tổ chức) – Phân bổ khoa học những nhiệm vụ cần phải làm để hoàn thành mục tiêu theo thời gian biểu hàng ngày.
  3. Streamlining (Tinh giản) – Đơn giản hoá những nhiệm vụ bạn không thích làm nhưng phải hoàn thành như làm việc nhà…
  4. Economizing (Tối ưu hoá) – Với những việc bạn muốn làm nhưng không khẩn cấp, bạn nên tìm thời gian hợp lý để thực hiện.
  5. Contributing (Xã hội) – Đây là những nghĩa vụ xã hội bạn cần để dành thời gian thực hiện như tình yêu, tình bạn, gia đình hay từ thiện. Những nhiệm vụ này thường mang yếu tố dài hạn, có thể sắp xếp chúng theo lịch tuần, lịch năm

Source: https://iseo1.com
Category: Marketing

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *