Cách thức quản lý email hiệu quả

cách quản lý email hiệu quả

Trong thời dại công nghệ thông tin ngày càng phát triển, email được coi là công cụ liên lạc hữu íc trong kinh doanh phổ biến nhất hiện nay. Email cho phép chúng ta kết nối, làm việc với những người khác ở bất cứ nơi đâu, có thể gửi thông điệp hay những tài liệu đến nhiều người cùng một lúc và ngược lại. Tuy nhiên, một hộp thư email sắp xếp không có trật tự, đầy ắp những email chưa xử lý có thể là nguyên nhân khiến công việc trở nên áp lực và kém hiệu quả. Trong bài ngày hôm nay, CareerLink.vn sẽ tiết lộ những cách sử dụng và quản lý email vô cùng đơn giản, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.

Xóa các email không cần thiết

Một trong những lí do khiến thời gian một ngày của bạn không đủ để giải quyết những việc cần thiết đó là tốn công đọc những mẩu tin quảng cáo, spam hay thậm chí chỉ là những dòng cảm ơn, lời hứa xác nhận công việc. Điều này khiến cho chất lượng và hiệu suất công việc của bạn bị ảnh hưởng, đồng thời tiêu tốn một khoản thời gian không hề nhỏ trong quỹ thời gian. Chính vì vậy, hãy căn cứ vào tiêu đề để xác định xem đâu là email công việc cần giải quyết, đâu là email rác để xóa khỏi bộ nhớ của mình.

Phân nhóm và gắn nhãn cho email

Việc tiên phong khi bạn đọc tiêu đề và nội dung email chính là phân nhóm và gắn nhãn ( tag ) cho email đó. Trong Mailbox là list, Gmail là nhãn, tổng thể đều ship hàng cùng một mục tiêu : tổ chức triển khai các thư điện tử một cách có mạng lưới hệ thống. Bạn hoàn toàn có thể tạo nhóm cho mỗi dự án Bất Động Sản hoặc phân chia email theo trách nhiệm hoặc thời hạn đơn cử sẽ giúp bạn tìm kiếm được thông tin thiết yếu một cách nhanh gọn. Bạn cũng hoàn toàn có thể lưu lại mức độ ưu tiên của từng thư mục theo mức độ quan trọng cần giải quyết và xử lý. Như vậy sẽ giúp bạn quản lý email hiệu quả hơn .

Lên lịch xử lý và sắp xếp email

Việc bạn liên tục ra vào email để xử lý công việc có thể là nguyên nhân khiến chất lượng không được như mong muốn. Bởi lẽ khi bạn bị biết có những email với danh sách công việc dày đặc thì bạn sẽ mất tập trung khi xử lí công việc hiện tại. Trong khi có rất nhiều email quan trọng, đòi hỏi sự tập trung và tốc độ suy nghĩ nhanh. Chính vì vậy, cách tốt nhất là bạn hãy sắp lịch một khoảng thời gian nào đó mỗi ngày để xử lý email. Trong suốt khoảng thời gian đó, không trả lời điện thoại hoặc bất kì hành động ngắt quãng nào cả và chỉ chú tâm vào công việc của mình.

Trả lời email ngắn gọn và súc tích

Với những email không cần dài dòng, bạn hoàn toàn có thể tiết kiệm chi phí thời hạn hiệu quả bằng cách vấn đáp thẳng vào yếu tố. Điều này nhờ vào vào kiến thức và kỹ năng biết email của bạn. Còn nếu email nào nhu yếu một lượng thông tin lớn thì tốt nhất bạn nên nhấc điện thoại cảm ứng lên hoặc trực tiếp tranh luận việc làm với đồng nghiệp. Như vậy sẽ tiết kiệm chi phí thời hạn và cũng nâng cao hiệu quả việc làm của bạn .

 

Hủy bỏ đăng ký nhận email quảng cáo

Một trong những lí do khiến hộp thư của bạn trở nên lộn xộn và khó trấn áp đó chính là những email quảng cáo hoặc thông tin xã hội. Bạn trọn vẹn hoàn toàn có thể hủy bỏ đăng ký nhận mail quảng cáo, như vậy thì bạn sẽ không phải khi nào đương đầu với thực trạng hộp thư đến đầy ắp thông tin không quan trọng nữa. Một hành vi tuy nhỏ nhưng lại giúp ích rất nhiều trong việc quản lý email của bạn .

Tận dụng thời gian rảnh rỗi để xử lý những email không quan trọng

Trong list việc làm của bạn, hoàn toàn có thể phân loại theo thứ tự ưu tiên cho email. Những việc làm khẩn cấp, quan trọng nên được bạn tập trung chuyên sâu giải quyết và xử lý. Còn lại, bạn hoàn toàn có thể tận dụng vài phút thời hạn rảnh rỗi này để xem qua hộp thư. Bạn hoàn toàn có thể mở màn bằng cách “ giải quyết và xử lý ” trước những email mà ngay từ tiêu đề hoàn toàn có thể biết được không mất nhiều thời hạn để xem và vấn đáp. Như vậy sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí một khoảng chừng thời hạn không hề nhỏ đâu .

Xử lý công việc trong email theo kế hoạch

Vấn đề tạo nên rắc rối khi người sử dụng email đó chính là đọc những không xử lý hoặc xử lý email không theo thứ tự. Như vậy, họ rất dễ bỏ lỡ công việc hoặc mất thời gian cho những công việc quan trọng. Tốt nhất là bạn nên đọc qua danh sách email, lên kế hoạch xử lý rồi mới bắt tay vào làm. Bắt đầu xử lý từ message trên cùng của hòm thư và chỉ chuyển sang cái thứ 2 sau khi đã hoàn thành xong cái đầu tiên. Email nào không thể xử lý ngay phải ngay lập tức đưa vào hộp “chờ xử lý”. Sau khi xử lý xong email đến, hãy vào hộp chờ xử lý để thiết lập thứ tự ưu tiên những email quan trọng.

Email là một công cụ tiếp xúc chuyên nghiệp, giúp bạn kiến thiết xây dựng một kế hoạch tiếp xúc điện tử mưu trí và hiệu quả. Đừng để email trở thành lí do ngăn cản bước tiến thành công xuất sắc của bạn .

Phương Thảo

Source: https://iseo1.com
Category: Marketing

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *